Die von Pensionierten und Angehörigen bereitgestellten Daten werden in erster Linie genutzt, um Anfragen zu beantworten, Beratungen vorzubereiten und Begleitungen im Alltag zu organisieren. Dazu gehören das Vereinbaren von Terminen, die Dokumentation von Gesprächsinhalten, das Prüfen von Unterlagen sowie das Nachverfolgen vereinbarter Schritte. Ausgewählte Informationen können zudem verwendet werden, um anonymisierte Auswertungen zu erstellen, die helfen, das Angebot von Tovealieth zu verbessern und typische Fragestellungen besser zu verstehen.

Daten aus der Nutzung der Website, etwa Logfiles und Cookies, dienen dazu, den sicheren Betrieb zu gewährleisten, technische Probleme zu erkennen und Inhalte nutzerfreundlich darzustellen. Soweit möglich, werden diese Informationen anonymisiert oder pseudonymisiert ausgewertet, sodass kein direkter Rückschluss auf einzelne Personen erfolgt. Eine Nutzung für personalisierte Werbung findet nicht statt. Ergebnisse können sich unterscheiden, Ergebnisse können sich verändern, je nachdem, wie intensiv die Angebote genutzt werden und welche Anpassungen im Laufe der Zeit vorgenommen werden.

Personenbezogene Daten werden bei Tovealieth grundsätzlich vertraulich behandelt und nur an Dritte weitergegeben, wenn dies für die Erfüllung des Beratungsauftrags erforderlich, rechtlich vorgesehen oder ausdrücklich gewünscht ist. Dazu können beispielsweise offizielle Stellen, soziale Einrichtungen oder Dienstleister zählen, die bei der Umsetzung von Unterstützungsangeboten helfen. In solchen Fällen wird möglichst transparent erklärt, welche Informationen weitergeleitet werden sollen und zu welchem Zweck dies geschieht.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder zur Erstellung von Profilen findet nicht statt. Externe Dienstleister, die technische Leistungen erbringen, etwa Hosting oder Wartung, können im Rahmen von Auftragsbearbeitungsverträgen Zugang zu bestimmten Daten erhalten, sind aber vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Wo Daten in andere Kantone oder ausnahmsweise ins Ausland übertragen werden, geschieht dies nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder geeignete Schutzmassnahmen getroffen wurden, entsprechend den in der Schweiz geltenden Vorgaben.

Tovealieth trifft technische und organisatorische Massnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Veränderung zu schützen. Dazu gehören unter anderem Zugriffsbeschränkungen für Mitarbeitende, die Verschlüsselung der Datenübertragung auf der Website, regelmässige Sicherungen sowie klare interne Abläufe für den Umgang mit Papierunterlagen. Nur Personen, die Daten für ihre Arbeit wirklich benötigen, erhalten Einsicht, und sie werden auf Vertraulichkeit verpflichtet.

Trotz sorgfältiger Schutzmassnahmen kann kein System absolute Sicherheit bieten. Es besteht immer ein Restrisiko, etwa durch technische Störungen, unbefugte Zugriffe oder Übermittlungsfehler. Tovealieth überprüft deshalb die eingesetzten Sicherheitsvorkehrungen regelmässig und passt sie an den Stand der Technik und die praktischen Anforderungen an. Wenn ein Sicherheitsvorfall bekannt wird, der personenbezogene Daten betrifft, werden die notwendigen Schritte eingeleitet und betroffene Personen nach den gesetzlichen Vorgaben informiert.